AVG
Van de vereniging: Trefpunt de Berg
Bergstraat 63a
7161 EH Neede
KvK nummer: 09181996

Soort vereniging: De vereniging heeft twee afdelingen een speeltuin en een activiteiten vereniging voor senioren. Zoals vastgelegd in haar statuten.
Opgesteld op: 3 april 2018
In document wordt vermeld welke persoonsgegevens de vereniging bewaart en wie deze mogen inzien. De gegevens worden beheerd door de secretaris van de vereniging.

1. Persoonsgegevens: De vereniging bewaart de gegevens van de leden die zich als lid hebben aangemeld. De gegevens worden digitaal bewaart in een Microsoft Excel programma. De bewaarde gegevens bestaan uit;
Naam, Adres (straat, huisnummer en woonplaats), Telefoonnummer,
E-mailadres, Lid van Trefpunt en/of speeltuin, Activiteit en het banknummer voor contributie inning. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging. Adresgegevens zijn nodig voor communicatie en in gevallen van nood.

2. Het aanmelden van een nieuw lid: Nieuwe leden moeten zich per 1 januari 2018 aanmelden via een Aanmeldingsformulier met Sepadeel voor incasso-inning door de penningmeester. Deze formulieren worden bewaard door de secretaris.

3. Opslag van de gegevens: De digitale opslag van gegevens worden bewaard op een computer voorzien van een goede betaalde virusbescherming met firewall. Tevens vindt de opslag plaats op een externe harde schijf verzegeld met een wachtwoord zodat in geval van functie overdracht alleen de schijf overgedragen behoeft te worden. Het dagelijks bestuur is in het bezit van het wachtwoord. Analoge data worden bewaard in een speciale ordner achter slot en grendel.

4. Verspreiding van de bestanden: De bestanden worden alleen verspreid aan de bestuursleden die gegevens nodig hebben om de vereniging te laten functioneren. Alleen die gegevens worden aan hen vermeld die nodig zijn en mogen ook alleen daarvoor gebruikt worden. Ook aan de activiteiten coördinatoren kunnen gegevens verstrekt worden maar alleen die leden die aan bepaalde activiteit deelnemen.

5. Verklaring:
De verzamelde gegevens worden alleen gebruikt met het doel om de vereniging
haar werk te laten doen. De gegevens worden niet verspreid aan derden en/of aan
andere leden. Gegevens die nodig zijn voor incasso-inning (SEPA) worden gedeeld
en verwerkt door de penningmeester van de vereniging. Gegevens die nodig zijn
voor de diverse activiteiten in de vereniging worden alleen verstrekt aan de
activiteiten coördinator met naam en de deelgenomen activiteit, ditzelfde geldt
ook voor de klussengroep en andere vrijwilligers. Bestuursleden en coördinatoren
moeten een verklaring van akkoordbevinding “AB” tekenen welke een apart
document is.

6. Inzien persoonsgegevens:
Leden hebben het recht om te mogen inzien welke gegevens over hen verzameld
zijn.

7. Einde lidmaatschap:
Bij het eindigen van het lidmaatschap van personen worden na controle of aan
alle voorwaarden is voldaan, alle gegevens verwijderd zowel digitaal als
schriftelijk 3 maanden na opzegging.

8. Datalekken:
Beveiligingsincidenten worden geregistreerd in het Datalek Protocol van de
vereniging. Hierin zal worden vermeld de aard van het incident en welke acties
zijn ondernomen door de gezaghebbende personen. Meldingen kunnen worden
gemeld aan de secretaris van de vereniging. Als de aard van de melding ernstig
is, welke door het bestuur wordt bepaald, en privé personen raakt maakt de
secretaris van de vereniging een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.